122 lines
14 KiB
Markdown
122 lines
14 KiB
Markdown
# Software User Document
|
||
|
||
<!-- footer: SuD -->
|
||
|
||
| Document No | Software User Document | Release, Version, By: | 25690814 V1.0 ThS |
|
||
| Project Name | โครงการพัฒนาระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (BRN WMS) บริษัท บี.อาร์.เอ็น เอ็นเตอร์ไพรส์ จำกัด |
|
||
| Project Code | 200-WMS-26-001-00 |
|
||
| Title | เอกสารคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้ |
|
||
| Project Period | 5 มกราคม 2569 – 24 สิงหาคม 2569 |
|
||
| Organizer | คุณอภิรัชช์ สุภัทรประทีป (Project Manager) , คุณนพพงษ์ เจริญสุข (System Analyst) |
|
||
| Recorder | คุณเยาวลักษณ์ บางชมภู (Document Control) |
|
||
|
||
## วัตถุประสงค์ (Objective)
|
||
|
||
คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ใช้งานระบบบริหารจัดการคลังสินค้า ครอบคลุมการเข้าสู่ระบบ การตั้งค่าข้อมูลหลัก การบันทึกรายการคลังสินค้า งานขาย งานจัดซื้อ งานการเงินและบัญชี การเรียกดูรายงาน และการรับการแจ้งเตือน
|
||
|
||
## 1 การเข้าสู่ระบบ (System Access)
|
||
|
||
| ลำดับ | รายละเอียด |
|
||
| :---: | --- |
|
||
| 1 | เข้าใช้งานผ่าน Web Browser มาตรฐาน (Chrome, Edge, Firefox) ตาม URL ที่ผู้ดูแลระบบกำหนด |
|
||
| 2 | ผู้ใช้งานใหม่ที่เป็นเจ้าของบริษัทให้เลือก "ลงทะเบียนบริษัท" และยืนยันอีเมลเพื่อเปิดใช้งาน |
|
||
| 3 | ผู้ใช้งานที่ได้รับคำเชิญให้กดลิงก์ในอีเมลเชิญ แล้วตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้าร่วมบริษัท |
|
||
| 4 | กรณีลืมรหัสผ่าน ให้เลือก "ลืมรหัสผ่าน" ระบบจะส่งลิงก์และรหัส OTP ไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ |
|
||
| 5 | ระบบอนุญาตให้ใช้งานได้ครั้งละหนึ่ง Session ต่อบัญชี หากเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ใหม่ระบบจะปฏิเสธการเข้าใช้งานซ้ำ |
|
||
| 6 | หน้าจอรองรับการใช้งานบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ |
|
||
|
||
## 2 บทบาทและสิทธิ์การใช้งาน (Roles)
|
||
|
||
| บทบาท | สิทธิ์การใช้งาน |
|
||
| --- | --- |
|
||
| Owner | เจ้าของบริษัท ใช้งานได้ทุกเมนู รวมถึงการตั้งค่าบริษัทและการจัดการผู้ใช้ |
|
||
| Admin | จัดการข้อมูลหลัก ผู้ใช้งาน สิทธิ์การเข้าถึง และใช้งานทุกโมดูลปฏิบัติการ |
|
||
| Staff | บันทึกรายการคลังสินค้า ขาย จัดซื้อ และการเงิน ตามสิทธิ์ที่ได้รับ |
|
||
| Viewer | ดูหน้าจอและรายงานที่ได้รับสิทธิ์ แต่ไม่สามารถสร้างหรือแก้ไขรายการได้ |
|
||
|
||
เมนูและปุ่มคำสั่งที่แสดงจะเปลี่ยนตามบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงที่ผู้ดูแลระบบกำหนด
|
||
|
||
## 3 หน้าแรกและแดชบอร์ด (Dashboard)
|
||
|
||
- แดชบอร์ดคลังสินค้าแสดงยอดสินค้าคงเหลือ สินค้าใกล้หมด และความเคลื่อนไหวล่าสุด
|
||
- แดชบอร์ดบัญชีแสดงภาพรวมรายรับ รายจ่าย และยอดค้างชำระ
|
||
- ตัวเลขบนแดชบอร์ดคำนวณจากตารางสรุปยอดที่ปรับปรุงตามกำหนดเวลา รายการที่เพิ่งบันทึกอาจแสดงผลช้ากว่าข้อมูลจริงเล็กน้อย
|
||
|
||
## 4 การตั้งค่าข้อมูลหลัก (Master Data)
|
||
|
||
ก่อนเริ่มบันทึกรายการ ผู้ใช้ระดับ Owner หรือ Admin ต้องตั้งค่าข้อมูลหลักตามลำดับ
|
||
|
||
1. **คลังสินค้า พื้นที่จัดเก็บ และช่องจัดเก็บ** เลือกใช้โครงสร้างแบบคลังเดียวหรือแบบหลายชั้น (คลัง / พื้นที่ / ช่อง) ตามลักษณะการทำงาน
|
||
2. **หมวดสินค้าและสินค้า** ระบุรหัสสินค้า ชื่อ หน่วยนับ และรูปสินค้า
|
||
3. **ประเภทผู้ติดต่อและผู้ติดต่อ** บันทึกข้อมูลลูกค้าและผู้ขายที่ใช้ในเอกสารขายและจัดซื้อ
|
||
4. **ข้อมูลบริษัทและ SMTP** ตั้งค่าข้อมูลบริษัท โลโก้ และบัญชีอีเมลสำหรับส่งการแจ้งเตือน
|
||
|
||
## 5 งานคลังสินค้า (Inventory Operations)
|
||
|
||
| เมนู | ขั้นตอนการใช้งาน |
|
||
| --- | --- |
|
||
| รับสินค้าเข้า | เลือกสินค้า ระบุจำนวน ตำแหน่งจัดเก็บ และเอกสารอ้างอิง หากสินค้ามี Lot, Serial Number หรือวันหมดอายุ ให้ระบุเพิ่มเพื่อการสอบกลับ |
|
||
| จ่ายสินค้าออก | เลือกสินค้าและจำนวนที่ต้องการจ่าย ระบบจะตรวจสอบยอดคงเหลือก่อนอนุมัติรายการ หากจ่ายเกินยอดระบบจะปฏิเสธ |
|
||
| โอนย้ายสินค้า | ระบุตำแหน่งต้นทางและปลายทาง ระบบจะบันทึกเป็นรายการโอนเดียวที่สอบกลับได้ |
|
||
| พิมพ์บาร์โค้ด | เลือกสินค้าหรือตำแหน่งจัดเก็บเพื่อพิมพ์ฉลากบาร์โค้ด และใช้เครื่องสแกนในหน้าจอที่รองรับ |
|
||
| แนบไฟล์ | แนบเอกสารประกอบรายการได้ตามประเภทไฟล์ที่อนุญาต |
|
||
|
||
## 6 งานขาย (Sales)
|
||
|
||
1. สร้าง**ใบเสนอราคา**ให้ลูกค้า
|
||
2. แปลงใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับเป็น**ใบสั่งขาย**
|
||
3. ออก**ใบแจ้งหนี้**จากใบสั่งขาย ระบบจะบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติ
|
||
4. กรณีมีการคืนสินค้า ให้บันทึก**ใบรับคืน**และออก**ใบลดหนี้**
|
||
|
||
ทุกขั้นตอนต้องเปลี่ยนสถานะตามลำดับที่ระบบกำหนด หากเปลี่ยนสถานะข้ามขั้นระบบจะปฏิเสธพร้อมแสดงข้อความ
|
||
|
||
## 7 งานจัดซื้อ (Purchasing)
|
||
|
||
1. บันทึก**ใบขอซื้อ**และส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ
|
||
2. แปลงใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วเป็น**ใบสั่งซื้อ**
|
||
3. เมื่อได้รับสินค้าให้บันทึก**ใบแจ้งหนี้ซื้อ** ระบบจะรับสินค้าเข้าคลังและบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้อง
|
||
4. กรณีคืนสินค้าให้ผู้ขาย ให้บันทึก**ใบคืนสินค้าผู้ขาย**
|
||
|
||
## 8 งานการเงินและบัญชี (Finance & Accounting)
|
||
|
||
| งาน | รายละเอียด |
|
||
| --- | --- |
|
||
| ใบวางบิลรับและใบเสร็จรับเงิน | บันทึกการวางบิลและการรับชำระจากลูกค้า ผูกกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง |
|
||
| ใบวางบิลจ่ายและใบสำคัญจ่าย | บันทึกการวางบิลและการจ่ายชำระให้ผู้ขาย ผูกกับใบแจ้งหนี้ซื้อ |
|
||
| ผังบัญชีและแผนก | ผู้ใช้ระดับ Owner หรือ Admin เป็นผู้ดูแลโครงสร้างบัญชี |
|
||
| สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท | บันทึกรายการบัญชีจากเอกสารต้นทางหรือบันทึกเองตามสิทธิ์ รายการต้องสมดุลจึงจะบันทึกได้ |
|
||
|
||
## 9 รายงาน (Reports)
|
||
|
||
- รายงานคลังสินค้า ได้แก่ ภาพรวมสต๊อก ความเคลื่อนไหว ความจุคลัง สินค้าใกล้หมด สินค้าหมดอายุ และรายงาน Lot
|
||
- รายงานการเงิน ได้แก่ งบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบดุล ภาษีมูลค่าเพิ่ม สมุดรายวัน และความเคลื่อนไหวบัญชีแยกประเภท
|
||
- ทุกรายงานกรอง ดู พิมพ์ และส่งออกได้ ภายใต้ขอบเขตบริษัทและสิทธิ์ของผู้ใช้
|
||
|
||
## 10 การแจ้งเตือน (Notification)
|
||
|
||
ระบบแจ้งเตือนผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องแบบ Real-time เมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเอกสารที่ต้องดำเนินการต่อ และแจ้งเตือนตามกำหนดเวลาสำหรับสินค้าใกล้หมดและใบแจ้งหนี้ค้างชำระ โดยแจ้งเฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในบริบทของบริษัทนั้น
|
||
|
||
## 11 การขอความช่วยเหลือ
|
||
|
||
- ปัญหาการใช้งานทั่วไป ติดต่อผู้ดูแลระบบของบริษัท
|
||
- ปัญหาที่เกี่ยวกับการทำงานของระบบ ให้แจ้งผ่านช่องทางสนับสนุนที่ระบุในเอกสาร Maintenance Document
|
||
- ขั้นตอนการติดตั้ง ตั้งค่า และกู้คืนระบบ อยู่ในเอกสาร Product Operation Guide
|
||
|
||
## ผู้จัดทำเอกสาร (Secretary)
|
||
|
||
| ชื่อ | ตำแหน่ง | ลายเซ็น | วันที่ |
|
||
| --- | --- | --- | --- |
|
||
| คุณธนกร สถิตวิทยากุล | Developer | | |
|
||
|
||
## ผู้ตรวจสอบเอกสาร (Reviewer)
|
||
|
||
| ชื่อ | ตำแหน่ง | ลายเซ็น | วันที่ |
|
||
| --- | --- | --- | --- |
|
||
| คุณเยาวลักษณ์ บางชมภู | Document Control | | |
|
||
|
||
## ผู้อนุมัติ (Approval)
|
||
|
||
| ชื่อ | ตำแหน่ง | ลายเซ็น | วันที่ |
|
||
| --- | --- | --- | --- |
|
||
| คุณเสรี วิริยะสกุลธรณ์ | Project Sponsor | | |
|