Software User Document
| Document No | Software User Document | Release, Version, By: | 25690814 V1.0 ThS |
| Project Name | โครงการพัฒนาระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (BRN WMS) บริษัท บี.อาร์.เอ็น เอ็นเตอร์ไพรส์ จำกัด |
| Project Code | 200-WMS-26-001-00 |
| Title | เอกสารคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้ |
| Project Period | 5 มกราคม 2569 – 24 สิงหาคม 2569 |
| Organizer | คุณอภิรัชช์ สุภัทรประทีป (Project Manager) , คุณนพพงษ์ เจริญสุข (System Analyst) |
| Recorder | คุณเยาวลักษณ์ บางชมภู (Document Control) |
วัตถุประสงค์ (Objective)
คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ใช้งานระบบบริหารจัดการคลังสินค้า ครอบคลุมการเข้าสู่ระบบ การตั้งค่าข้อมูลหลัก การบันทึกรายการคลังสินค้า งานขาย งานจัดซื้อ งานการเงินและบัญชี การเรียกดูรายงาน และการรับการแจ้งเตือน
1 การเข้าสู่ระบบ (System Access)
| ลำดับ |
รายละเอียด |
| 1 |
เข้าใช้งานผ่าน Web Browser มาตรฐาน (Chrome, Edge, Firefox) ตาม URL ที่ผู้ดูแลระบบกำหนด |
| 2 |
ผู้ใช้งานใหม่ที่เป็นเจ้าของบริษัทให้เลือก "ลงทะเบียนบริษัท" และยืนยันอีเมลเพื่อเปิดใช้งาน |
| 3 |
ผู้ใช้งานที่ได้รับคำเชิญให้กดลิงก์ในอีเมลเชิญ แล้วตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้าร่วมบริษัท |
| 4 |
กรณีลืมรหัสผ่าน ให้เลือก "ลืมรหัสผ่าน" ระบบจะส่งลิงก์และรหัส OTP ไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ |
| 5 |
ระบบอนุญาตให้ใช้งานได้ครั้งละหนึ่ง Session ต่อบัญชี หากเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ใหม่ระบบจะปฏิเสธการเข้าใช้งานซ้ำ |
| 6 |
หน้าจอรองรับการใช้งานบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ |
2 บทบาทและสิทธิ์การใช้งาน (Roles)
| บทบาท |
สิทธิ์การใช้งาน |
| Owner |
เจ้าของบริษัท ใช้งานได้ทุกเมนู รวมถึงการตั้งค่าบริษัทและการจัดการผู้ใช้ |
| Admin |
จัดการข้อมูลหลัก ผู้ใช้งาน สิทธิ์การเข้าถึง และใช้งานทุกโมดูลปฏิบัติการ |
| Staff |
บันทึกรายการคลังสินค้า ขาย จัดซื้อ และการเงิน ตามสิทธิ์ที่ได้รับ |
| Viewer |
ดูหน้าจอและรายงานที่ได้รับสิทธิ์ แต่ไม่สามารถสร้างหรือแก้ไขรายการได้ |
เมนูและปุ่มคำสั่งที่แสดงจะเปลี่ยนตามบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงที่ผู้ดูแลระบบกำหนด
3 หน้าแรกและแดชบอร์ด (Dashboard)
- แดชบอร์ดคลังสินค้าแสดงยอดสินค้าคงเหลือ สินค้าใกล้หมด และความเคลื่อนไหวล่าสุด
- แดชบอร์ดบัญชีแสดงภาพรวมรายรับ รายจ่าย และยอดค้างชำระ
- ตัวเลขบนแดชบอร์ดคำนวณจากตารางสรุปยอดที่ปรับปรุงตามกำหนดเวลา รายการที่เพิ่งบันทึกอาจแสดงผลช้ากว่าข้อมูลจริงเล็กน้อย
4 การตั้งค่าข้อมูลหลัก (Master Data)
ก่อนเริ่มบันทึกรายการ ผู้ใช้ระดับ Owner หรือ Admin ต้องตั้งค่าข้อมูลหลักตามลำดับ
- คลังสินค้า พื้นที่จัดเก็บ และช่องจัดเก็บ เลือกใช้โครงสร้างแบบคลังเดียวหรือแบบหลายชั้น (คลัง / พื้นที่ / ช่อง) ตามลักษณะการทำงาน
- หมวดสินค้าและสินค้า ระบุรหัสสินค้า ชื่อ หน่วยนับ และรูปสินค้า
- ประเภทผู้ติดต่อและผู้ติดต่อ บันทึกข้อมูลลูกค้าและผู้ขายที่ใช้ในเอกสารขายและจัดซื้อ
- ข้อมูลบริษัทและ SMTP ตั้งค่าข้อมูลบริษัท โลโก้ และบัญชีอีเมลสำหรับส่งการแจ้งเตือน
5 งานคลังสินค้า (Inventory Operations)
| เมนู |
ขั้นตอนการใช้งาน |
| รับสินค้าเข้า |
เลือกสินค้า ระบุจำนวน ตำแหน่งจัดเก็บ และเอกสารอ้างอิง หากสินค้ามี Lot, Serial Number หรือวันหมดอายุ ให้ระบุเพิ่มเพื่อการสอบกลับ |
| จ่ายสินค้าออก |
เลือกสินค้าและจำนวนที่ต้องการจ่าย ระบบจะตรวจสอบยอดคงเหลือก่อนอนุมัติรายการ หากจ่ายเกินยอดระบบจะปฏิเสธ |
| โอนย้ายสินค้า |
ระบุตำแหน่งต้นทางและปลายทาง ระบบจะบันทึกเป็นรายการโอนเดียวที่สอบกลับได้ |
| พิมพ์บาร์โค้ด |
เลือกสินค้าหรือตำแหน่งจัดเก็บเพื่อพิมพ์ฉลากบาร์โค้ด และใช้เครื่องสแกนในหน้าจอที่รองรับ |
| แนบไฟล์ |
แนบเอกสารประกอบรายการได้ตามประเภทไฟล์ที่อนุญาต |
6 งานขาย (Sales)
- สร้างใบเสนอราคาให้ลูกค้า
- แปลงใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับเป็นใบสั่งขาย
- ออกใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย ระบบจะบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติ
- กรณีมีการคืนสินค้า ให้บันทึกใบรับคืนและออกใบลดหนี้
ทุกขั้นตอนต้องเปลี่ยนสถานะตามลำดับที่ระบบกำหนด หากเปลี่ยนสถานะข้ามขั้นระบบจะปฏิเสธพร้อมแสดงข้อความ
7 งานจัดซื้อ (Purchasing)
- บันทึกใบขอซื้อและส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ
- แปลงใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วเป็นใบสั่งซื้อ
- เมื่อได้รับสินค้าให้บันทึกใบแจ้งหนี้ซื้อ ระบบจะรับสินค้าเข้าคลังและบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้อง
- กรณีคืนสินค้าให้ผู้ขาย ให้บันทึกใบคืนสินค้าผู้ขาย
8 งานการเงินและบัญชี (Finance & Accounting)
| งาน |
รายละเอียด |
| ใบวางบิลรับและใบเสร็จรับเงิน |
บันทึกการวางบิลและการรับชำระจากลูกค้า ผูกกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง |
| ใบวางบิลจ่ายและใบสำคัญจ่าย |
บันทึกการวางบิลและการจ่ายชำระให้ผู้ขาย ผูกกับใบแจ้งหนี้ซื้อ |
| ผังบัญชีและแผนก |
ผู้ใช้ระดับ Owner หรือ Admin เป็นผู้ดูแลโครงสร้างบัญชี |
| สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท |
บันทึกรายการบัญชีจากเอกสารต้นทางหรือบันทึกเองตามสิทธิ์ รายการต้องสมดุลจึงจะบันทึกได้ |
9 รายงาน (Reports)
- รายงานคลังสินค้า ได้แก่ ภาพรวมสต๊อก ความเคลื่อนไหว ความจุคลัง สินค้าใกล้หมด สินค้าหมดอายุ และรายงาน Lot
- รายงานการเงิน ได้แก่ งบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบดุล ภาษีมูลค่าเพิ่ม สมุดรายวัน และความเคลื่อนไหวบัญชีแยกประเภท
- ทุกรายงานกรอง ดู พิมพ์ และส่งออกได้ ภายใต้ขอบเขตบริษัทและสิทธิ์ของผู้ใช้
10 การแจ้งเตือน (Notification)
ระบบแจ้งเตือนผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องแบบ Real-time เมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเอกสารที่ต้องดำเนินการต่อ และแจ้งเตือนตามกำหนดเวลาสำหรับสินค้าใกล้หมดและใบแจ้งหนี้ค้างชำระ โดยแจ้งเฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในบริบทของบริษัทนั้น
11 การขอความช่วยเหลือ
- ปัญหาการใช้งานทั่วไป ติดต่อผู้ดูแลระบบของบริษัท
- ปัญหาที่เกี่ยวกับการทำงานของระบบ ให้แจ้งผ่านช่องทางสนับสนุนที่ระบุในเอกสาร Maintenance Document
- ขั้นตอนการติดตั้ง ตั้งค่า และกู้คืนระบบ อยู่ในเอกสาร Product Operation Guide
ผู้จัดทำเอกสาร (Secretary)
| ชื่อ |
ตำแหน่ง |
ลายเซ็น |
วันที่ |
| คุณธนกร สถิตวิทยากุล |
Developer |
|
|
ผู้ตรวจสอบเอกสาร (Reviewer)
| ชื่อ |
ตำแหน่ง |
ลายเซ็น |
วันที่ |
| คุณเยาวลักษณ์ บางชมภู |
Document Control |
|
|
ผู้อนุมัติ (Approval)
| ชื่อ |
ตำแหน่ง |
ลายเซ็น |
วันที่ |
| คุณเสรี วิริยะสกุลธรณ์ |
Project Sponsor |
|
|
