# Software User Document

<!-- footer: SuD -->

| Document No | Software User Document | Release, Version, By: | 25690814 V1.0 ThS |
| Project Name | โครงการพัฒนาระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (BRN WMS) บริษัท บี.อาร์.เอ็น เอ็นเตอร์ไพรส์ จำกัด |
| Project Code | 200-WMS-26-001-00 |
| Title | เอกสารคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้ |
| Project Period | 5 มกราคม 2569 – 24 สิงหาคม 2569 |
| Organizer | คุณอภิรัชช์ สุภัทรประทีป (Project Manager) , คุณนพพงษ์ เจริญสุข (System Analyst) |
| Recorder | คุณเยาวลักษณ์ บางชมภู (Document Control) |

## วัตถุประสงค์ (Objective)

คู่มือฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ใช้งานระบบบริหารจัดการคลังสินค้า ครอบคลุมการเข้าสู่ระบบ การตั้งค่าข้อมูลหลัก การบันทึกรายการคลังสินค้า งานขาย งานจัดซื้อ งานการเงินและบัญชี การเรียกดูรายงาน และการรับการแจ้งเตือน

## 1 การเข้าสู่ระบบ (System Access)

| ลำดับ | รายละเอียด |
| :---: | --- |
| 1 | เข้าใช้งานผ่าน Web Browser มาตรฐาน (Chrome, Edge, Firefox) ตาม URL ที่ผู้ดูแลระบบกำหนด |
| 2 | ผู้ใช้งานใหม่ที่เป็นเจ้าของบริษัทให้เลือก "ลงทะเบียนบริษัท" และยืนยันอีเมลเพื่อเปิดใช้งาน |
| 3 | ผู้ใช้งานที่ได้รับคำเชิญให้กดลิงก์ในอีเมลเชิญ แล้วตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้าร่วมบริษัท |
| 4 | กรณีลืมรหัสผ่าน ให้เลือก "ลืมรหัสผ่าน" ระบบจะส่งลิงก์และรหัส OTP ไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ |
| 5 | ระบบอนุญาตให้ใช้งานได้ครั้งละหนึ่ง Session ต่อบัญชี หากเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ใหม่ระบบจะปฏิเสธการเข้าใช้งานซ้ำ |
| 6 | หน้าจอรองรับการใช้งานบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และโทรศัพท์มือถือ |

## 2 บทบาทและสิทธิ์การใช้งาน (Roles)

| บทบาท | สิทธิ์การใช้งาน |
| --- | --- |
| Owner | เจ้าของบริษัท ใช้งานได้ทุกเมนู รวมถึงการตั้งค่าบริษัทและการจัดการผู้ใช้ |
| Admin | จัดการข้อมูลหลัก ผู้ใช้งาน สิทธิ์การเข้าถึง และใช้งานทุกโมดูลปฏิบัติการ |
| Staff | บันทึกรายการคลังสินค้า ขาย จัดซื้อ และการเงิน ตามสิทธิ์ที่ได้รับ |
| Viewer | ดูหน้าจอและรายงานที่ได้รับสิทธิ์ แต่ไม่สามารถสร้างหรือแก้ไขรายการได้ |

เมนูและปุ่มคำสั่งที่แสดงจะเปลี่ยนตามบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงที่ผู้ดูแลระบบกำหนด

## 3 หน้าแรกและแดชบอร์ด (Dashboard)

- แดชบอร์ดคลังสินค้าแสดงยอดสินค้าคงเหลือ สินค้าใกล้หมด และความเคลื่อนไหวล่าสุด
- แดชบอร์ดบัญชีแสดงภาพรวมรายรับ รายจ่าย และยอดค้างชำระ
- ตัวเลขบนแดชบอร์ดคำนวณจากตารางสรุปยอดที่ปรับปรุงตามกำหนดเวลา รายการที่เพิ่งบันทึกอาจแสดงผลช้ากว่าข้อมูลจริงเล็กน้อย

## 4 การตั้งค่าข้อมูลหลัก (Master Data)

ก่อนเริ่มบันทึกรายการ ผู้ใช้ระดับ Owner หรือ Admin ต้องตั้งค่าข้อมูลหลักตามลำดับ

1. **คลังสินค้า พื้นที่จัดเก็บ และช่องจัดเก็บ** เลือกใช้โครงสร้างแบบคลังเดียวหรือแบบหลายชั้น (คลัง / พื้นที่ / ช่อง) ตามลักษณะการทำงาน
2. **หมวดสินค้าและสินค้า** ระบุรหัสสินค้า ชื่อ หน่วยนับ และรูปสินค้า
3. **ประเภทผู้ติดต่อและผู้ติดต่อ** บันทึกข้อมูลลูกค้าและผู้ขายที่ใช้ในเอกสารขายและจัดซื้อ
4. **ข้อมูลบริษัทและ SMTP** ตั้งค่าข้อมูลบริษัท โลโก้ และบัญชีอีเมลสำหรับส่งการแจ้งเตือน

## 5 งานคลังสินค้า (Inventory Operations)

| เมนู | ขั้นตอนการใช้งาน |
| --- | --- |
| รับสินค้าเข้า | เลือกสินค้า ระบุจำนวน ตำแหน่งจัดเก็บ และเอกสารอ้างอิง หากสินค้ามี Lot, Serial Number หรือวันหมดอายุ ให้ระบุเพิ่มเพื่อการสอบกลับ |
| จ่ายสินค้าออก | เลือกสินค้าและจำนวนที่ต้องการจ่าย ระบบจะตรวจสอบยอดคงเหลือก่อนอนุมัติรายการ หากจ่ายเกินยอดระบบจะปฏิเสธ |
| โอนย้ายสินค้า | ระบุตำแหน่งต้นทางและปลายทาง ระบบจะบันทึกเป็นรายการโอนเดียวที่สอบกลับได้ |
| พิมพ์บาร์โค้ด | เลือกสินค้าหรือตำแหน่งจัดเก็บเพื่อพิมพ์ฉลากบาร์โค้ด และใช้เครื่องสแกนในหน้าจอที่รองรับ |
| แนบไฟล์ | แนบเอกสารประกอบรายการได้ตามประเภทไฟล์ที่อนุญาต |

## 6 งานขาย (Sales)

1. สร้าง**ใบเสนอราคา**ให้ลูกค้า
2. แปลงใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับเป็น**ใบสั่งขาย**
3. ออก**ใบแจ้งหนี้**จากใบสั่งขาย ระบบจะบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติ
4. กรณีมีการคืนสินค้า ให้บันทึก**ใบรับคืน**และออก**ใบลดหนี้**

ทุกขั้นตอนต้องเปลี่ยนสถานะตามลำดับที่ระบบกำหนด หากเปลี่ยนสถานะข้ามขั้นระบบจะปฏิเสธพร้อมแสดงข้อความ

## 7 งานจัดซื้อ (Purchasing)

1. บันทึก**ใบขอซื้อ**และส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ
2. แปลงใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วเป็น**ใบสั่งซื้อ**
3. เมื่อได้รับสินค้าให้บันทึก**ใบแจ้งหนี้ซื้อ** ระบบจะรับสินค้าเข้าคลังและบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้อง
4. กรณีคืนสินค้าให้ผู้ขาย ให้บันทึก**ใบคืนสินค้าผู้ขาย**

## 8 งานการเงินและบัญชี (Finance & Accounting)

| งาน | รายละเอียด |
| --- | --- |
| ใบวางบิลรับและใบเสร็จรับเงิน | บันทึกการวางบิลและการรับชำระจากลูกค้า ผูกกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง |
| ใบวางบิลจ่ายและใบสำคัญจ่าย | บันทึกการวางบิลและการจ่ายชำระให้ผู้ขาย ผูกกับใบแจ้งหนี้ซื้อ |
| ผังบัญชีและแผนก | ผู้ใช้ระดับ Owner หรือ Admin เป็นผู้ดูแลโครงสร้างบัญชี |
| สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท | บันทึกรายการบัญชีจากเอกสารต้นทางหรือบันทึกเองตามสิทธิ์ รายการต้องสมดุลจึงจะบันทึกได้ |

## 9 รายงาน (Reports)

- รายงานคลังสินค้า ได้แก่ ภาพรวมสต๊อก ความเคลื่อนไหว ความจุคลัง สินค้าใกล้หมด สินค้าหมดอายุ และรายงาน Lot
- รายงานการเงิน ได้แก่ งบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบดุล ภาษีมูลค่าเพิ่ม สมุดรายวัน และความเคลื่อนไหวบัญชีแยกประเภท
- ทุกรายงานกรอง ดู พิมพ์ และส่งออกได้ ภายใต้ขอบเขตบริษัทและสิทธิ์ของผู้ใช้

## 10 การแจ้งเตือน (Notification)

ระบบแจ้งเตือนผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องแบบ Real-time เมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเอกสารที่ต้องดำเนินการต่อ และแจ้งเตือนตามกำหนดเวลาสำหรับสินค้าใกล้หมดและใบแจ้งหนี้ค้างชำระ โดยแจ้งเฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในบริบทของบริษัทนั้น

## 11 การขอความช่วยเหลือ

- ปัญหาการใช้งานทั่วไป ติดต่อผู้ดูแลระบบของบริษัท
- ปัญหาที่เกี่ยวกับการทำงานของระบบ ให้แจ้งผ่านช่องทางสนับสนุนที่ระบุในเอกสาร Maintenance Document
- ขั้นตอนการติดตั้ง ตั้งค่า และกู้คืนระบบ อยู่ในเอกสาร Product Operation Guide

## ผู้จัดทำเอกสาร (Secretary)

| ชื่อ | ตำแหน่ง | ลายเซ็น | วันที่ |
| --- | --- | --- | --- |
| คุณธนกร สถิตวิทยากุล | Developer |  |  |

## ผู้ตรวจสอบเอกสาร (Reviewer)

| ชื่อ | ตำแหน่ง | ลายเซ็น | วันที่ |
| --- | --- | --- | --- |
| คุณเยาวลักษณ์ บางชมภู | Document Control |  |  |

## ผู้อนุมัติ (Approval)

| ชื่อ | ตำแหน่ง | ลายเซ็น | วันที่ |
| --- | --- | --- | --- |
| คุณเสรี วิริยะสกุลธรณ์ | Project Sponsor |  |  |